2026年9月11日，越南正式加入海牙认证公约，外贸人的文件流转效率将迎来重大变革。

对于从事对越贸易的外贸人而言，文书认证一直是令人头疼的环节。传统领事认证流程繁琐、耗时长，往往成为交易推进的瓶颈。随着越南正式加入《取消外国公文书认证要求的公约》（简称海牙认证公约），这一局面即将发生根本性改变。

一、越南加入海牙的时间

越南于2025年12月31日正式交存加入书，成为海牙认证公约的第129个缔约方。根据公约规定，该公约将于2026年9月11日对越南正式生效。

值得注意的是，越南政府已于2026年2月25日批准了实施该公约的计划，并于2026年7月23日颁布了具体的实施议定，对海牙认证的权限、程序与手续作出了明确规定。

二、未加入海牙前的认证流程

在越南加入海牙公约之前，外贸人需要对送往越南使用的文件办理传统领事认证，这一流程通常被称为“双认证”。

具体流程包括两个环节：首先由中国外交部或其授权的地方外办对公文书上的印章和签名进行认证；随后，将已经外交部认证的文件送至越南驻华使领馆进行第二次认证。只有完成这两层认证，文件才能在越南获得承认和使用。

这一流程的弊端显而易见：每个环节都需要排队、缴费、等待，整个周期往往需要数周甚至更长时间。对于时间敏感的外贸业务而言，这种等待可能意味着商机的流失。

三、加入海牙后的认证流程

2026年9月11日之后，中国文件送往越南将不再需要走传统“双认证”流程，只需办理海牙认证（Apostille） 即可。

海牙认证是由文件签发国的主管机关签发的证明，用于确认公文的来源，包括签字、身份、签署人权限以及公文上印章的真实性。在中国，外交部是签发海牙认证的主管机关。

具体办理流程也更为便捷。根据越南政府的实施议定，申请人可通过两种方式提交申请：一是直接在“一站式”服务窗口递交或通过邮政服务递交；二是通过国家服务门户网站或国家身份识别应用在线全程办理。

越南方面，外交部是签发海牙认证的主管机关，具体实施机构包括位于河内的领事局和胡志明市对外关系局。

四、什么时候需要做海牙认证

海牙认证适用于需要在公约缔约国之间流转的公文书。对于外贸人而言，以下场景通常需要办理海牙认证：

商业文件类：包括合同、交易文件、授权书、公司注册证明等经过公证的文书。当您需要向越南合作伙伴证明公司资质，或需要在越南设立代表处、参与投标时，这些文件往往需要办理认证。

个人身份类：如户籍证明、国籍证明、无犯罪记录证明、健康检查证明等行政文书。外派员工到越南工作时，相关个人文件可能需要认证。

司法文书类：包括法院判决、仲裁裁决等。

需要特别注意的是，海牙认证仅适用于越南与同越南存在适用关系的公约缔约国之间流通的公文。如果文件使用国不是公约缔约国，仍需走传统领事认证流程。此外，根据公约第12条，缔约国有权对越南的加入提出异议，如有异议，两国间流转的文件仍需办理领事认证。

五、认证后会得到什么资料

办理海牙认证后，您将获得一份海牙认证证书（Apostille Certificate） 。

这份证书通常以附加页或盖章的形式附着在原始公文书上。它证明的是公文书上签字的真实性、签署人的身份和权限，以及文书上印章的真实性。

需要明确的是，海牙认证不确认公文的内容或形式。也就是说，认证只证明“这份文件确实是由声称的机构签发的”，而不对文件内容的真实性或合法性作出判断。文件内容是否符合越南法律要求，仍需由越南接收方自行判断。

认证证书上通常包含以下信息：签发国、签署人姓名、签署人身份、印章信息、签发地点和日期、签发机关编号及印章等。

越南加入海牙公约，对从事对越贸易的外贸人而言是一项重大利好。传统领事认证的繁琐流程将被简化的海牙认证所取代，文件流转效率将大幅提升。但同时也需要注意确认文件使用国是否在缔约国名单内，以及是否存在异议情况。建议外贸人密切关注相关政策动态，在办理认证前务必确认最新要求，以确保文件能够顺利在越南获得承认和使用。